أخطاء شائعة في المحاسبة ومسك الدفاتر المحاسبية للشركات الناشئة يجب تجنّبها في دبي
كل خطأ منها رخيص الإصلاح لحظة حدوثه ومكلف لحظة اطّلاع أحد عليه.
تتكرر أخطاء مسك الدفاتر المحاسبية الثمانية أو التسعة ذاتها عبر الشركات الناشئة في دبي في مراحلها الأولى، ويعرض هذا المقال كل خطأ منها مع ما يكلفه فعلياً. ويتناول إدارة الشركة عبر حساب شخصي، وافتراض أن رخصة المنطقة الحرة تُخرج الشركة من نطاق ضريبة الشركات، ومعاملة ضريبة القيمة المضافة المحصّلة كإيراد، والاعتراف بالإيراد عند إصدار الفاتورة، وأموال المؤسسين المسجلة لا كرأس مال ولا كقرض، والإجازات ومكافآت نهاية الخدمة غير المستحقة في الحسابات، ورسوم الأطراف ذات العلاقة المتفق عليها في حوار ولم تُدوَّن قط.
روجعت بواسطة Mohamed Noureldin، Founder, Managing Partner & Senior Legal Consultant
الأخطاء المحاسبية التي ترتكبها الشركات الناشئة في دبي ليست غريبة. فعبر مئات الشركات في مراحلها الأولى هي الأخطاء الثمانية أو التسعة ذاتها، وجميعها رخيص التجنب لحظة وقوعه، وجميعها يصبح مكلفاً في اللحظات ذاتها: إقرار ضريبي، أو جولة تمويل، أو خلاف بين مساهمين، أو مغادرة موظف. وما يلي هو القائمة، مع ما يكلفه كل خطأ منها فعلياً.
ذو صلة: تهدف خدمتنا في المحاسبة ومسك الدفاتر المحاسبية للشركات الناشئة إلى إتقان هذه الأمور من الشهر الأول.
إدارة الشركة عبر حساب شخصي
في الأشهر الأولى، قبل فتح الحساب المصرفي للشركة، يدفع المؤسسون ثمن الأشياء من أموالهم الخاصة. وهذا أمر لا مفر منه. أما ما يُحدث الضرر فهو عدم تصحيحه أبداً: يظل الإنفاق الشخصي وإنفاق الشركة مختلطين، وتكون قاعدة تكاليف الشركة مقدّرة بأقل من حقيقتها لأن التكاليف التي دفعها المؤسس لم تُسجَّل قط، وتستند مطالبة المؤسس باسترداد أمواله إلى الذاكرة.
التصحيح بسيط ويتعين أن يحدث مبكراً. حساب واحد للشركة. والتكاليف التي يدفعها المؤسس تُسجَّل فور وقوعها، مع الإيصالات، وتُسوّى أو تُسجَّل رسمياً كمستحقة. وما إن تبلغ الشركة عامها الأول حتى تصبح إعادة بناء ذلك تمريناً محاسبياً جنائياً لا يريد أحد أن يدفع ثمنه.
افتراض أن رخصة المنطقة الحرة تعني عدم الخضوع للضريبة
فُرضت ضريبة الشركات بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022 وتسري على السنوات المالية التي تبدأ في 1 يونيو 2023 أو بعده. ويُخضَع الدخل الخاضع للضريبة حتى 375,000 درهم إماراتي بنسبة 0%، وتسري نسبة 9% على ما تجاوز ذلك. وعنوان المنطقة الحرة لا يُخرج الشركة من هذا النظام، وأي إعفاء متاح لشركات المناطق الحرة مشروط لا تلقائي — فهو يتوقف على ما تقوم به الشركة فعلياً وكيفية تأسيسها، وهي مسألة يجب طلب المشورة بشأنها لا افتراضها.
الخطأ العملي ليس في النسبة، بل في أن المؤسسين الذين يعتقدون أنهم خارج النظام يحتفظون بسجلات بمستوى لا يمكن أن يسند إقراراً. فالإقرار يُبنى من دفاتر الشركة ذاتها، والدفاتر التي لا يمكن مطابقتها مع كشوف الحسابات المصرفية لن تحمل إقراراً.
معاملة ضريبة القيمة المضافة المحصّلة كإيراد
تُفرض ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5% بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم (8) لسنة 2017، المعدل بالمرسوم بقانون اتحادي رقم (18) لسنة 2022. وحيث تكون الشركة مسجلة وتفرضها، فإن المبلغ المحصّل مملوك للهيئة الاتحادية للضرائب لا للشركة. والشركات الناشئة التي تعامل إجمالي المقبوضات كنقد متاح للإنفاق تجد نفسها تمول دفعة من رأس مال عامل لم يعد لديها.
يرتبط بذلك خطآن آخران. فالتسجيل يُحدَّد بحسب حجم الأعمال مقابل الحدود التي تضعها الهيئة الاتحادية للضرائب، ومن ثم يمكن لشركة سريعة النمو أن تتجاوز الحد دون أن تنتبه. والمعاملة الضريبية للتوريد — خاضع للنسبة الأساسية أو بنسبة الصفر أو معفى — مسألة تتعلق بالمعاملة ذاتها لا بمكان ترخيص الشركة. والوقوع في الخطأ في ذلك في مبيعات التصدير أو مبيعات المناطق الحرة أمر شائع، ويُصحَّح بأثر رجعي، مع فوائد وغرامات.
الاعتراف بالإيراد عند إصدار الفاتورة
العقد السنوي الذي تُصدَر فاتورته مقدماً ليس إيراد عام كامل في شهر إصدار الفاتورة. وتعترف الشركات الناشئة بشكل روتيني بالإيراد عند إصدار الفاتورة أو عند التحصيل، مما يضخّم الأرقام المتتابعة وينتج منحنى نمو تفككه العناية الواجبة في فترة ظهيرة واحدة.
الحل هو سياسة معلنة للاعتراف بالإيراد تُطبَّق باتساق، مع إظهار الإيراد المؤجل على حقيقته: التزام بتقديم شيء ما. وهو يجعل مقاييس الشركة ذاتها صادقة، وهذا أنفع يوماً بيوم مما هو عليه في غرفة البيانات.
أموال المؤسس بلا مستندات تدعمها
المال الذي يضخه المؤسس في الشركة إما رأس مال أسهم وإما قرض، والفرق بينهما هو الذي يقرر ما إذا كان يُردّ، ومتى، وقبل من. ومسجَّلاً كلا الاثنين، يصبح جدالاً. وينبغي أن تطابق الحسابات المستندات التأسيسية، وينبغي أن توجد المستندات التأسيسية أصلاً: فجعل اتفاقية المساهمين ودفتر الأستاذ يقولان الشيء ذاته عن المساهمات والرواتب والمسحوبات هو أرخص وسيلة متاحة للشركة الناشئة للوقاية من النزاعات.
عدم استحقاق ما يُدان به الموظفون
تخضع علاقات العمل في دولة الإمارات للمرسوم بقانون اتحادي رقم (33) لسنة 2021، وهو ينشئ تكاليف تتراكم سواء سجلتها الشركة أم لم تسجلها: فالإجازات المستحقة ومكافآت نهاية الخدمة تتراكم منذ بداية العمل. والشركة الناشئة التي لا تحمل أي مخصص استحقاق تكون قد قلّلت من التزاماتها، وتكتشف ذلك عندما يغادر عدة موظفين في الربع نفسه أو عندما يعيد محاسبو المشتري إضافة الرقم.
وينطبق الأمر ذاته على المتعاقدين الذين يُعامَلون كموظفين في الممارسة العملية. فالتوصيف يتحدد بترتيبات العمل لا بالتسمية المكتوبة على الفاتورة.
رسوم بين أطراف ذات علاقة لم يدوّنها أحد
كثيراً ما يدير المؤسسون أكثر من كيان، وتنتقل القيمة بينها بلا رسميات: أتعاب تفوترها الشركة الأخرى للمؤسس، أو مكتب تدفع الشركة الأم كلفته، أو مطوّر على كشوف رواتب كيان يعمل لصالح شركتين، أو نقد يُحوَّل عندما يشح أحدهما. لا شيء من ذلك مخالف، ولا أحد يتوقع من مجموعة في مراحلها الأولى أن تتجنبه. الضرر يأتي من كونه يُتفَق عليه في حوار ولا يُدوَّن في أي مكان.
وعندما يصل محاسبو المستثمر، يصبح كل تدفق من تلك التدفقات رقماً لا يستطيعون التحقق منه، ويُترَك المؤسس يشرح من الذاكرة لماذا حُدِّد عند ما حُدِّد عنده. والعادة التي تمنع ذلك صغيرة: مذكرة قصيرة تُحرَّر وقت الاتفاق على الترتيب، تذكر ما الذي يُقدَّم، ولمن، وكيف توصّل الطرفان إلى المبلغ. مكتوبةً في حينه، تستغرق دقائق؛ ومكتوبةً بعد الواقعة، لا تقنع أحداً.
ترك السجلات في مكان لا يمكنك الوصول إليه
الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر المحاسبية خيار معقول لشركة في مراحلها الأولى. أما الاستعانة بها دون حق تصدير فليست كذلك. فحيث يقيم دفتر الأستاذ وتاريخ الرواتب والمستندات المؤيدة في نظام المزود وتنتهي العلاقة نهاية سيئة، يمكن أن تفقد الشركة الوصول إلى تاريخها الخاص في أسوأ لحظة ممكنة.
ينبغي أن ينص خطاب التكليف على أن السجلات مملوكة للشركة، وأنه يمكن تصديرها بصيغة قابلة للاستخدام عند الطلب، وأنها ستُسلَّم عند انتهاء العلاقة. اقرأ ذلك الشرط قبل التوقيع لا أثناء نزاع.
الوقوع في الخطأ في الاشتراطات الاقتصادية في الاتجاهين
أُلغي تقديم تقارير لوائح الاشتراطات الاقتصادية للسنوات المالية المنتهية بعد 31 ديسمبر 2022 بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (98) لسنة 2024. ويترتب على ذلك خطآن، والشركات الناشئة ترتكبهما معاً.
الأول الاستمرار في معاملته كالتزام سنوي قائم ودفع مقابل إيداعات لم تعد مطلوبة. والثاني هو الأخطر: افتراض أن الإلغاء بأثر رجعي والتخلص من السجلات الأساسية. فالالتزامات تظل قائمة للسنوات المالية من 2019 إلى 2022، ولذلك ينبغي الاحتفاظ بوثائق تلك السنوات وإبقائها قابلة للاسترجاع.
كيف تبدو الممارسة الجيدة
| العادة | ما تمنعه |
|---|---|
| مطابقة الحسابات المصرفية شهرياً لا سنوياً | مركز ضريبي لا يمكن إسناده |
| حساب واحد للشركة دون إنفاق شخصي | مطالبات مؤسسين تستند إلى التذكر |
| الاعتراف بالإيراد عند تحققه | أرقام متتابعة تنهار في العناية الواجبة |
| توثيق شروط الأطراف ذات العلاقة وقت الاتفاق عليها | رسوم لا يستطيع أحد تبريرها لاحقاً |
| استحقاق تكاليف العمل فور نشوئها | التزام يكتشفه المشتري |
| سجلات تستطيع الشركة تصديرها بنفسها | فقدان الوصول إلى تاريخك الخاص |
لا شيء من هذا وظيفة مالية متكاملة. بل هو أربع أو خمس عادات، تُرسَّخ مبكراً، تحفظ للشركة الناشئة روايتها الخاصة لتاريخها سليمة للحظات التي يتولى فيها شخص آخر اختبارها.
ذو صلة: بالنسبة للمسائل التأسيسية والتنظيمية الموازية لهذه، اطلع على خدمات الاستشارات القانونية في دبي.
خدمات ذات صلة: اكتشف خدمة المحاسبة ومسك الدفاتر المحاسبية للشركات الناشئة للحصول على دعم قانوني عملي في هذا المجال.
إخلاء مسؤولية: المعلومات الواردة في هذا المقال لأغراض المعلومات العامة فقط ولا تُعد استشارة قانونية. وعلى القراء طلب استشارة قانونية مهنية مصممة لظروفهم الخاصة قبل اتخاذ أي قرار أو إجراء استناداً إلى محتوى هذا المقال.
فريق نور اتورنيز
